Qué documentos necesitas para alquilar tu piso (2026)

El papeleo del alquiler no empieza al firmar. Empieza antes de publicar el anuncio.

Cuando piensas en el papeleo de alquilar, piensas en el contrato. Pero cuando quieres darte cuenta, ya te han pedido tres cosas más: el portal te exige la calificación energética para publicar, el organismo de tu comunidad te reclama el depósito de la fianza y el inquilino te pregunta por la referencia catastral. Y cada documento que falta es una semana de retraso con el piso vacío.

Esta es la checklist completa de lo que necesitas como propietario — lo obligatorio, lo recomendable y lo que ya no hace falta —, ordenada por el momento en que lo vas a necesitar: antes de anunciar, al firmar y justo después.

Antes de anunciar: los dos documentos que no pueden esperar

1. El certificado de eficiencia energética. Es obligatorio para alquilar una vivienda y — esto es lo que muchos descubren tarde — la etiqueta energética debe figurar en el propio anuncio (Real Decreto 390/2021). Anunciar sin ella puede acarrear sanciones, y los portales serios te lo van a exigir para publicar.

Lo práctico: lo emite un técnico competente (arquitecto, aparejador, ingeniero) tras visitar la vivienda; el precio ronda entre 60 y 150 € según ciudad y tamaño, y tarda pocos días. Su validez general es de 10 años, salvo si la calificación es G, que caduca a los 5. Si la vivienda ya se alquiló antes, comprueba la fecha: puede estar caducado. El certificado debe estar registrado en el órgano competente de tu comunidad autónoma, y al firmar tendrás que entregar una copia al inquilino.

2. La cédula de habitabilidad o licencia de ocupación, según tu comunidad. Acredita que la vivienda cumple las condiciones mínimas para ser habitada. Su exigencia y vigencia varían por comunidad autónoma: en algunas es imprescindible para alquilar (y hasta para contratar suministros), en otras basta con la licencia de primera ocupación del edificio. Consulta el requisito de la tuya antes de anunciar; si la vivienda es antigua y nunca se ha tramitado, este es el documento que más puede retrasarte.

Los documentos de identidad y propiedad

Para redactar un contrato completo y responder a lo que un buen inquilino te va a pedir:

• DNI o NIE de todos los propietarios que firmen.
• Escritura de propiedad o nota simple del Registro (la nota simple cuesta unos 9 € online y tranquiliza a cualquier inquilino diligente: demuestra que quien alquila es el dueño y si la vivienda tiene cargas).
• Referencia catastral: es obligatorio identificarla en el contrato. La tienes en el recibo del IBI o en la Sede Electrónica del Catastro, gratis.
• Último recibo del IBI, útil además si vais a pactar su repercusión al inquilino — recuerda que ese pacto debe constar por escrito en el contrato.

Suministros y estado de la vivienda

• Facturas recientes de luz, agua y gas. Confirman que los suministros están dados de alta y al día, y el inquilino las necesitará para el cambio de titularidad. Si la vivienda lleva tiempo sin suministros, infórmate antes de anunciar: un alta nueva puede requerir boletines y tardar semanas.
• Inventario con fotos fechadas, firmado por ambas partes el día de la entrega de llaves. No es obligatorio, pero es el documento del que depende que algún día puedas descontar daños de la fianza: sin él, no hay prueba del estado inicial. Te contamos por qué es tan decisivo en qué puedes descontar de la fianza y qué no.
• Certificados de revisión (caldera, gas) si aplican: al día y a mano.

El contrato y sus anexos

El documento central merece artículo propio — aquí tienes las 8 cláusulas que debe llevar cualquier contrato en 2026 —, pero como checklist documental, el día de la firma deberías tener:

• Contrato por duplicado, con todas las páginas para firmar o rubricar.
• Anexo de inventario con las fotos.
• Copia del certificado energético para entregar al inquilino.
• Documentación del inquilino ya verificada (eso va antes de llegar a la firma: qué documentos pedirle y cómo valorarlos).
• Justificante del método de pago de la fianza y primera renta.

Después de firmar: el depósito de la fianza

La fianza (una mensualidad en vivienda, art. 36 de la LAU) no se queda en tu cajón: es obligatorio depositarla en el organismo de tu comunidad autónoma, en el plazo y por el procedimiento que marque cada una — en varias comunidades el plazo ronda el mes desde la firma, y no depositarla puede conllevar recargos y sanciones, además de complicarte la liquidación al final del contrato. Localiza el organismo de tu comunidad, guarda el resguardo del depósito y anótalo junto al contrato: lo necesitarás para recuperarla y devolverla al final.

Lo que ya no necesitas (y lo que solo a veces)

• ITP del inquilino: eliminado para vivienda habitual. Desde marzo de 2019, los alquileres de vivienda para uso estable están exentos del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (Real Decreto-ley 7/2019). Si leíste que el inquilino debía liquidar el modelo 600, es información antigua.
• El nuevo registro estatal de arrendamientos con número obligatorio para anunciarse en plataformas afecta a los alquileres de corta duración y turísticos, no al alquiler de vivienda habitual regulado por la LAU. Si alquilas tu piso como vivienda permanente, no te aplica; si estás valorando temporada o turístico, es otro tablero de juego (y otro artículo).
• Seguro de hogar: no es obligatorio por ley para alquilar, pero mantener asegurado el continente (y valorar la responsabilidad civil) es de sentido común con un tercero viviendo en tu propiedad.

La checklist, en limpio

Para imprimir o guardar:

• Certificado de eficiencia energética vigente y registrado (etiqueta en el anuncio)
• Cédula de habitabilidad / licencia de ocupación (según comunidad)
• DNI/NIE de los propietarios
• Nota simple o escritura
• Referencia catastral y último IBI
• Facturas recientes de suministros
• Contrato por duplicado + anexo de inventario con fotos
• Copia del certificado energético para el inquilino
• Depósito de la fianza en el organismo autonómico (tras la firma) y resguardo guardado

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el certificado energético para alquilar un piso?

Sí. Es obligatorio para alquilar y su etiqueta debe figurar ya en los anuncios (Real Decreto 390/2021). Tiene una validez general de 10 años, salvo calificación G, que caduca a los 5. Anunciar o alquilar sin él puede acarrear sanciones.

¿Necesito cédula de habitabilidad para alquilar?

Depende de tu comunidad autónoma: en algunas es imprescindible para alquilar y contratar suministros, en otras basta la licencia de primera ocupación del edificio. Consulta el requisito concreto de tu comunidad antes de publicar el anuncio.

¿Dónde se deposita la fianza del alquiler?

En el organismo de depósito de fianzas de tu comunidad autónoma, en el plazo y procedimiento que fije cada una. Depositarla es obligatorio para el propietario; guarda el resguardo, porque lo necesitarás al final del contrato para recuperarla.

¿El inquilino tiene que pagar ITP por el contrato de alquiler?

No, si es alquiler de vivienda para uso estable: está exento del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales desde marzo de 2019 (Real Decreto-ley 7/2019). La información sobre liquidar el modelo 600 en alquileres de vivienda está desactualizada.

¿Me afecta el nuevo registro de arrendamientos si alquilo mi piso como vivienda habitual?

No. El número de registro obligatorio para anunciarse en plataformas se aplica a los alquileres de corta duración y turísticos. El alquiler de vivienda habitual regulado por la LAU queda fuera de ese registro.

¿Qué pasa si alquilo sin tener toda esta documentación?

Depende del documento: sin certificado energético o sin depositar la fianza te expones a sanciones; sin nota simple o inventario, el contrato es válido pero pierdes capacidad de prueba y de defensa si algo se tuerce. La documentación no es burocracia decorativa: es tu posición de fuerza si hay conflicto.

Esta información está actualizada a julio de 2026. El certificado energético se regula en el Real Decreto 390/2021 y la fianza en el artículo 36 de la LAU, con depósito obligatorio según la normativa de cada comunidad autónoma, que también determina la exigencia de cédula de habitabilidad o licencia de ocupación. Si tu vivienda tiene una situación particular (sin licencia, sin suministros dados de alta, procedente de herencia sin escriturar), conviene consultar con un profesional antes de anunciarla.